AML-Richtlinie
I) Einleitung:
Novatrix SRL („Unternehmen“) ist ein Unternehmen, das besondere Glücksspiele über elektronische Kommunikationsmittel organisiert.
Als von der Tobique Gaming Commission lizenzierter Betreiber verpflichtet sich das Unternehmen zur vollständigen Einhaltung aller gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen, um Geldwäsche und andere Straftaten über seine Dienste zu erkennen und zu verhindern.
Das Unternehmen berichtet der Tobique Gaming Commission direkt über Aktivitäten, die mit Geldwäsche oder Vortaten in Verbindung stehen könnten.
Diese Richtlinie gibt einen Überblick über die AML-Verfahren und Kontrollen (Anti-Geldwäsche), die das Unternehmen anwendet.
II) Risikoprofil des Unternehmens
Basierend auf unserem Geschäftsprofil ist das Risiko von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung minimal, insbesondere im Vergleich zu Finanzinstituten.
Der Hauptgrund dafür ist, dass Bargeld nicht akzeptiert wird und Ein- sowie Auszahlungen ausschließlich über Kreditkarten, E-Wallets und andere lizenzierte Zahlungsmittel erfolgen können.
Zusätzlich haben die durchschnittlichen Transaktionen einen relativ geringen Wert. Da ausschließlich RNG-Spiele (Random Number Generator) angeboten werden, eignen sich die Produkte des Unternehmens grundsätzlich nicht zur Geldwäsche.
Die einzige Phase der Geldwäsche mit möglichem Risiko für das Unternehmen ist die sogenannte „Layering-Phase“ (Verschleierung), welche durch verschiedene tägliche Kontrollmaßnahmen reduziert wird.
III) Kundenregistrierung:
1. Für die Registrierung bei dem Unternehmen müssen Kunden folgende Pflichtangaben machen:
- Vorname
- Nachname
- Adresse
- Stadt und Postleitzahl
- Land
- E-Mail-Adresse
- Geburtsdatum
- Passwort (verschlüsselt gespeichert)
- Passwortbestätigung
- Kontowährung
- Mobiltelefonnummer
2. Nicht registrierte Spieler dürfen nicht mit Echtgeld spielen. Sämtliche Online-Transaktionen – sowohl Einzahlungen als auch Auszahlungen – werden nicht in bar akzeptiert oder verarbeitet.
3. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Kunden eine Willkommens-E-Mail mit einem Link zum Zugriff auf ihr Konto. Dieses Verfahren dient der Verifizierung der E-Mail-Adresse des Kunden.
4. Kunden mit Wohnsitz in folgenden Ländern dürfen kein Konto registrieren:
- Bahamas
- Botswana
- Kambodscha
- Äthiopien
- Pakistan
- Panama
- Sri Lanka
- Syrien
- Trinidad und Tobago
- Tunesien
- Jemen
- Saudi-Arabien
- USA
- Nordkorea
- Iran
- Hongkong
- China
- sowie weitere eingeschränkte oder sanktionierte Länder gemäß FATF- und UN-Richtlinien.
5. Personen unter 18 Jahren ist die Registrierung eines Kontos untersagt.
IV) Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden (Customer Due Diligence)
1. Das Verfahren zur Kundenprüfung umfasst die Erfassung und Verifizierung folgender Dokumente:
- Identitätsnachweis („POI“)
- Adressnachweis („POA“)
- Nachweis des Zahlungskontos („POPA“)
- Erklärung zur Herkunft des Vermögens („SOWD“)
2. Die Kundenprüfung wird in folgenden Fällen durchgeführt:
- bei Transaktionen ab 10.000 USD, unabhängig davon, ob es sich um eine einzelne oder mehrere zusammenhängende Transaktionen handelt;
- wenn Kunden kleine Einzahlungen tätigen, gefolgt von ungewöhnlich hohen Einzahlungen, ohne dass zuvor eine Prüfung erfolgt ist;
- wenn versucht wird, mehrere Konten zu erstellen;
- wenn ein Konto länger als sechs Monate inaktiv war und danach auffällige Änderungen bei IP-Adresse oder Transaktionsverhalten festgestellt werden.
3. Zusätzliche Prüfmaßnahmen können nach Ermessen des Unternehmens verlangt werden, darunter:
- Selfie
- Selfie mit Identitätsnachweis
- Selfie mit spezieller Notiz (z. B. „Hallo 24Magic“) oder bestimmten Bewegungen
- Video-Verifizierung
- Lebenderkennung („Liveness Check“)
- biometrische Prüfung
4. Anforderungen an akzeptierte Verifizierungsdokumente:
- POI (Identitätsnachweis): Alle Daten (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit) müssen vollständig mit den Kundendaten übereinstimmen. Das Dokument muss gültig sein und ein Foto, Geburtsdatum sowie Ausstellungs- und Ablaufdatum enthalten.
- POA (Adressnachweis): Alle Daten (Name und Adresse) müssen vollständig mit den Kontodaten übereinstimmen. Das Dokument darf zum Zeitpunkt der Verifizierung nicht älter als 90 Tage sein.
- POPA (Nachweis des Zahlungskontos): Alle Daten müssen mit den Angaben im Bereich der Zahlungssysteme übereinstimmen.
Eingescannte Kopien von Dokumenten werden nicht akzeptiert.
V) Erweiterte Sorgfaltspflicht und Überwachung (Enhanced Due Diligence)
1. Eine erweiterte Sorgfaltspflicht wird angewendet, wenn zusätzliche Prüfungen erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten eines Kunden mit legitimen Geldern durchgeführt werden.
2. Das Verfahren umfasst die Erfassung und Verifizierung folgender Dokumente:
- Herkunft des Vermögens („Source of Wealth“)
- Herkunft der Gelder („Source of Funds“)
3. Eine erweiterte Prüfung wird ausgelöst, wenn:
- ein Kunde gemäß Risikobewertung als Hochrisikokunde eingestuft wird und SOW/SOF noch nicht geprüft wurden;
- der Kunde eine politisch exponierte Person (PEP) oder ein naher Angehöriger bzw. enger Mitarbeiter einer PEP ist.
4. Akzeptierte Formen des Herkunftsnachweises (SOW)
● Einkommen aus Gehalt:
Pflichtdokumente:
- Kontoauszüge mit Gehaltseingängen (mindestens 3 Monate);
Zusätzliche Nachweise bei Bedarf:
- Original oder beglaubigte Gehaltsabrechnung
- Schreiben des Arbeitgebers mit Bestätigung des Gehalts
- Kopie der Steuererklärung
● Unternehmensgewinne:
Pflichtdokumente:
- Dividendenausschüttungsnachweis
- Handelsregister-/Vertretungsnachweis („Certificate of Incumbency“)
Zusätzliche Nachweise bei Bedarf:
- Letzte geprüfte Jahresabschlüsse und Geschäftskontoauszüge der letzten 6 Monate
- Erklärung eines zertifizierten Buchhalters über Eigentumsverhältnisse, Dividenden und Gewinne
- Rechnungen über Handelsaktivitäten
● Verkauf von Aktien oder anderen Investitionen
Pflichtdokumente:
- Kontoauszüge der letzten 6 Monate mit Eingang der Gelder und Name der Investmentgesellschaft;
Zusätzliche Nachweise bei Bedarf:
- Beglaubigte Anlage- oder Sparzertifikate
- Vertragsunterlagen oder Auszahlungsnachweise
● Immobilienverkauf
Pflichtdokumente:
- Kaufvertrag
- Kontoauszug mit Zahlungseingang aus dem Verkauf
Zusätzliche Nachweise bei Bedarf:
- Schreiben eines zugelassenen Rechtsanwalts oder Wirtschaftsprüfers mit Angaben zur Immobilie, zum Verkauf und zum Käufer
● Verkauf eines Unternehmens
Pflichtdokumente:
- Schreiben eines zugelassenen Rechtsanwalts oder Wirtschaftsprüfers über den Unternehmensverkauf;
Zusätzliche Nachweise bei Bedarf:
- Medienberichte oder andere unterstützende Dokumente;
● Erbschaft
Pflichtdokumente:
- Kopie des Testaments der verstorbenen Person;
Zusätzliche Nachweise bei Bedarf:
- Schreiben eines Rechtsanwalts oder Nachlassverwalters
- Erbschein mit Wertangabe des Nachlasses
● Darlehen
Pflichtdokumente:
- Kopie des Darlehensvertrags;
Zusätzliche Nachweise bei Bedarf:
- Identitätsnachweise der Personen, die das Darlehen gewährt haben.
● Geschenk (Ausnahme: 2 verpflichtende Dokumente)
Verpflichtend
- Schreiben des Schenkers, in dem der Grund für das Geschenk sowie die Herkunft des Vermögens des Schenkers erläutert werden;
- Beglaubigte Identitätsdokumente des Schenkers;
Zusätzliche Nachweise falls erforderlich
- Der Schenker hat Identitätsdokumente aus den folgenden Kategorien vorzulegen;
- Reisepass oder nationaler Identitätsnachweis;
- Kontoauszug, aus dem die Herkunft der Geschenkzahlung eindeutig hervorgeht;
- Porträtfoto („Selfie“) des Schenkers mit seinem Identitätsdokument;
● Festgeld – Ersparnisse
Verpflichtend
- Sparguthaben-/Kontoauszug;
Zusätzliche Nachweise falls erforderlich
- Nachweis über die Kontoeröffnung (Schreiben des Kontoanbieters oder erster Kontoauszug);
- Zusätzliche Nachweise über die Herkunft der angesparten Gelder;
● Gelder aus Glücksspiel-/Gaming-Gewinnen (Ausnahme: 2 Dokumente):
- Gewinnbeleg;
- Dokumentation (z. B. Kontoauszug) über 6 Monate, welche die Herkunft der ursprünglich eingezahlten Gelder nachweist;
● Rente:
Verpflichtend
- Kontoauszug (6 Monate), aus dem die Rentenzahlungen sowie der Name des Rentenfonds hervorgehen;
Zusätzliche Nachweise falls erforderlich
- Rentenauszahlungsnachweis – Kopie der Rentenabrechnung;
● Mining:
Verpflichtend
- Aufstellung über die Menge der geschürften Kryptowährung; und
- Wallet-Adresse sowie Transaktions-Hash, an die die geschürfte Kryptowährung übertragen wurde;
VI) Auszahlungsmanagement
Bei jeder Auszahlung sind folgende Prüfungen durchzuführen:
● Kontoprüfung
Der Inhaber des Spielerkontos muss dieselbe Person sein wie der Inhaber des Bankkontos oder der Kreditkarte.
Alle Kontoinformationen wie Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum usw. müssen vollständig und authentisch sein.
Auszahlungen werden – soweit möglich – an dieselbe Quelle vorgenommen, von der die Gelder ursprünglich eingezahlt wurden.
● Einsatzprüfung
Bei jeder Auszahlung ist zu prüfen, ob die Einzahlungen tatsächlich für Einsätze verwendet wurden. Eine Auszahlung darf nicht bearbeitet werden, wenn der eingezahlte Betrag nicht für Einsätze verwendet wurde. Wurde der eingezahlte Betrag nicht eingesetzt, ist die Auszahlung abzulehnen.
● Aktivitätsprüfung
In die Gaming-Wallet eingezahlte Gelder dürfen ausschließlich für Spielaktivitäten verwendet werden. Sollte das Unternehmen feststellen, dass Spieler regelmäßig Änderungen am mit der Gaming-Wallet verbundenen Bankkonto vornehmen, wird das Konto vorübergehend gesperrt, bis der Spieler die erforderlichen Erklärungen zu diesen Änderungen liefert.
● Kollusionsprüfung
Die Mitarbeiter des Unternehmens überwachen sorgfältig die Herkunft der vom Kunden erzielten Gewinne.
Bestehen berechtigte Gründe für den Verdacht, dass ein Kunde versucht, Gelder von einem Spielkonto auf ein anderes zu übertragen, indem Spiele genutzt werden, die Peer-to-Peer-Transfers durch strategische Einsätze ermöglichen (z. B. Roulette, Punto Banco, Craps usw.), werden keine Auszahlungen bearbeitet, bis die Aktivität durch den Spieleanbieter überprüft wurde und keine Hinweise auf Kollusion festgestellt wurden.
VII) Politisch exponierte Personen (PEPs) und sanktionierte Personen
Eine politisch exponierte Person (PEP) ist eine Person, die mit einer bedeutenden öffentlichen Funktion betraut wurde, beispielsweise ein hochrangiger Politiker. Personen, die dieser Person nahestehen, wie unmittelbare Familienangehörige oder enge Geschäftspartner, gelten ebenfalls als PEPs.
PEPs werden als Geldwäscherisiko eingestuft, da sie aufgrund ihrer Position Vermögenswerten aus Korruption oder Bestechung ausgesetzt sein können.
Novatrix SRL führt manuelle Kundenprüfungen mittels OSINT (Open-Source-Intelligence) durch. Dabei werden mindestens folgende Quellen berücksichtigt:
Wenn festgestellt wird, dass ein Kunde möglicherweise eine PEP ist, werden folgende Maßnahmen ergriffen:
- Der Kunde wird aufgefordert, POI, POIA und ein Selfie bereitzustellen (sofern diese nicht bereits vorliegen);
- Die AML-Compliance-Abteilung von Novatrix SRL führt eine Überprüfung des Kontos durch, um festzustellen, ob der Kunde tatsächlich eine PEP ist;
- Wird der Kunde als tatsächliche PEP eingestuft:
- werden Maßnahmen zur erweiterten Sorgfaltspflicht (EDD) angewendet;
- wird die Zustimmung der Geschäftsleitung zur Fortführung der Geschäftsbeziehung eingeholt;
- werden bei Fortführung der Geschäftsbeziehung Überwachungsmaßnahmen angewendet.
Neue Kunden werden innerhalb von 30 Tagen nach Beginn des CDD-Verfahrens auf ihren PEP-Status überprüft.
Sanktionierte Personen werden ebenfalls als Geldwäscherisiko eingestuft, da sie möglicherweise Vermögenswerten aus Korruption oder Bestechung ausgesetzt sind.
Novatrix SRL führt manuelle Kundenprüfungen mittels OSINT durch. Dabei werden mindestens folgende wichtige Quellen berücksichtigt:
Konsolidierte Liste der EU-sanktionierten Personen, Gruppen und Organisationen:
Konsolidierte Liste des Sicherheitsrats der Vereinten Nationen:
OFAC-Sanktionsliste:
sanctionssearch.ofac.treas.gov
Sollte ein Kunde als möglicherweise auf einer Finanzsanktionsliste geführt identifiziert werden:
- wird das Kundenkonto unverzüglich eingefroren und sämtliche Gelder gesperrt;
- ist unverzüglich ein interner Bericht an den MLRO zu senden.
Neue Kunden werden innerhalb von 30 Tagen nach Beginn des CDD-Verfahrens auf ihren Sanktionsstatus überprüft.
Aktive Kunden werden monatlich überprüft.
Sobald die entsprechende Untersuchung durchgeführt wurde und bestätigt wird, dass der Kunde wahrscheinlich einer Finanzsanktion unterliegt, übermittelt der MLRO einen Bericht an die zuständige Behörde, in dem die gegenüber dem Kunden ergriffenen Maßnahmen dargelegt werden.
VIII) MLRO
Der MLRO ist die erste Person, die informiert wird, wenn ein Verdacht auf Geldwäscheaktivitäten entsteht.
Der MLRO wird von der Geschäftsleitung ernannt und hinsichtlich der Geldwäscherisiken, denen das Unternehmen ausgesetzt ist, geschult. Bei der Ernennung des MLRO müssen die zuständigen Behörden informiert werden.
Die Hauptaufgaben des MLRO sind:
a) Aktuelle Kenntnisse der AML-/CTF-Gesetzgebung sicherzustellen.
b) Sicherzustellen, dass die Umsetzung gemäß den internen Verfahren erfolgt.
c) Sicherzustellen, dass regelmäßig Schulungen zur Geldwäscheprävention für Mitarbeiter durchgeführt werden.
d) Risikobewertungen zu dokumentieren und zu aktualisieren.
e) Interne Meldungen entgegenzunehmen und zu bewerten.
f) Beratung, Anleitung und Unterstützung zu leisten.
g) Statistische Daten zu führen.
h) Verdachtsmeldungen (STRs) an die Tobique Gaming Commission einzureichen.
Alle Vorfälle im Zusammenhang mit verdächtigen Personen oder Transaktionen bezüglich Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung müssen vom MLRO innerhalb von 5 Arbeitstagen an die Tobique Gaming Commission gemeldet werden.
Im Verdachtsmeldungsbericht muss der MLRO eine klare und vollständige Erklärung des verdächtigen Verhaltens einschließlich Kundenidentifikation und Transaktionsaufzeichnungen liefern.
IX) Aufbewahrung von Unterlagen
Folgende Unterlagen werden aufbewahrt:
● Identifikationsunterlagen:
- Kopie des Identitätsdokuments;
- Kopie des Bank-/Kreditkartenauszugs;
- Referenzen.
● Transaktionsunterlagen:
- Verwendete Ein- bzw. Auszahlungsmethode;
- Identität der Person, die die Transaktion durchgeführt hat;
- Ziel der Gelder;
- Autorisierung der Kreditkartenzahlungen durch unsere Clearing-Unternehmen;
- Umfang der Transaktionen.
Die Unterlagen werden gemäß der Richtlinie für 5 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung aufbewahrt.
X) Mitarbeiterschulung
Regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter die gesetzlichen Anforderungen zur Geldwäscheprävention kennen und einhalten.
XI) Einstellung von Mitarbeitern
Für alle neu eingestellten Mitarbeiter führt das Unternehmen eine gründliche Hintergrundprüfung durch und sammelt verschiedene Sorgfaltsdokumente zu Referenzzwecken (Geburtsurkunde, polizeiliches Führungszeugnis usw.).
Es werden Vorstellungsgespräche geführt und – sofern verfügbar – Referenzen überprüft.
Es ist Unternehmenspolitik, dass alle neuen Mitarbeiter ebenfalls Schulungen zur Geldwäschepräventionspolitik und zu den internen Verfahren zur Risikominderung erhalten.