Retningslinjer mot hvitvasking
I) Innledning
Novatrix SRL («Selskapet») er en enhet som organiserer særlige hasardspill gjennom elektronisk kommunikasjon.
Som lisensiert av Tobique Gaming Commission er selskapet forpliktet til full overholdelse av juridiske og regulatoriske krav for å oppdage og forhindre hvitvasking og andre lovbrudd gjennom sine tjenester.
Selskapet rapporterer direkte til Tobique Gaming Commission vedrørende aktivitet som kan være knyttet til hvitvasking eller forutgående lovbrudd.
Denne policyen gir en oversikt over AML-prosedyrer og kontroller som selskapet følger.
II) Selskapets risikoprofil
Basert på vår forretningsprofil er risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering minimal, spesielt sammenlignet med finansinstitusjoner.
Hovedårsaken er at kontanter ikke aksepteres, og kun kredittkort, e-lommebøker og andre lisensierte betalingsinstrumenter kan brukes til innskudd og uttak.
I tillegg er gjennomsnittlig transaksjonsverdi relativt lav. Siden kun RNG-spill tilbys, kan produktene som tilbys av selskapet i liten grad brukes som verktøy for hvitvasking. Det eneste stadiet i hvitvaskingsprosessen som kan utgjøre en risiko for selskapet er «layering»-stadiet, som reduseres gjennom ulike daglige kontrolltiltak beskrevet nedenfor.
III) Kundeonboarding
1. For å registrere seg hos selskapet må kunden oppgi følgende obligatoriske opplysninger:
- Fornavn
- Etternavn
- Adresse
- By og postnummer
- Land
- E-postadresse
- Fødselsdato
- Passord (vil bli kryptert)
- Bekreftelse av passord
- Kontovaluta
- Mobiltelefonnummer
2. Spillere som ikke er registrert kan ikke og har ikke lov til å spille med ekte penger. Ingen netttransaksjoner, verken innbetalinger eller utbetalinger, vil bli akseptert eller behandlet kontant.
3. Når registreringsprosessen er fullført, vil kunden motta en velkomst-e-post med en lenke for tilgang til kontoen. Denne prosedyren har som formål å bekrefte kundens e-postadresse.
4. Kunder kan ikke registrere seg med bostedsland fra følgende liste:
- Bahamas
- Botswana
- Kambodsja
- Etiopia
- Pakistan
- Panama
- Sri Lanka
- Syria
- Trinidad og Tobago
- Tunisia
- Jemen
- Saudi-Arabia
- USA
- Nord-Korea
- Iran
- Hongkong
- Kina
- Andre begrensede/sanksjonerte land i henhold til FATF-/FN-retningslinjer og reguleringer.
5. Kunder under 18 år vil bli nektet registrering av konto.
IV) Kundekontroll (Customer Due Diligence)
1. Kundekontrollprosedyren inkluderer innsamling og verifisering av følgende dokumenter:
- Identitetsbevis («POI»)
- Adressebevis («POA»)
- Bevis på betalingskonto («POPA»)
- Erklæring om formuens opprinnelse («SOWD»)
2. Kundekontroll skal gjennomføres ved følgende hendelser:
- Ved transaksjoner på USD 10 000 eller mer, enten som én enkelt transaksjon eller flere sammenhengende transaksjoner.
- Kunden foretar små innskudd etterfulgt av uvanlig store innskudd, og kundekontroll er ennå ikke utført.
- Kunden forsøker å opprette flere kontoer, og kundekontroll er ennå ikke utført.
- Kundekontoen har vært inaktiv i mer enn 6 måneder, blir aktiv igjen, og kundens IP-adresse og transaksjonsaktivitet avviker fra tidligere aktivitet.
3. Ytterligere kundekontrolltiltak kan anvendes etter selskapets eget skjønn, inkludert:
- Selfie
- Selfie med identitetsdokument
- Selfie med en spesialmelding (for eksempel: «Hello 24Magic») og/eller andre spesielle krav (blunking, hode-/håndbevegelser osv.)
- Videoverifisering
- Liveness-kontroll
- Biometrisk kontroll
4. Kriterier for godkjenning av verifikasjonsdokumenter
- POI: Alle opplysninger (navn, fødselsdato, statsborgerskap) må samsvare fullstendig med opplysningene i spillerens profil. Dokumentet må være gyldig, og bilde av innehaver, fødselsdato samt utstedelses-/utløpsdato må være synlige.
- POA: Alle opplysninger (navn, adresse) må samsvare fullstendig med opplysningene i spillerens profil. Dokumentet må ikke være eldre enn 90 dager ved verifiseringstidspunktet.
- POPA: Alle opplysninger må samsvare fullstendig med opplysningene i betalingssystemets detaljer.
Skannede kopier av dokumenter aksepteres ikke til verifiseringsformål.
V) Forsterket kundekontroll og overvåking
1. Forsterket kundekontroll anvendes når ytterligere undersøkelser er nødvendige for å bekrefte at kundens aktiviteter utføres med legitime midler.
2. Forsterket kundekontroll inkluderer innsamling og verifisering av følgende dokumenter:
- Formuens opprinnelse («Source of Wealth»)
- Midlenes opprinnelse («Source of Funds»)
3. Forsterket kundekontroll utløses ved følgende hendelser:
- Kunden klassifiseres som høyrisiko i henhold til kundens risikovurdering, og SOW/SOF ennå ikke er innhentet og verifisert.
- Kunden identifiseres som en PEP, eller som nær familie eller nær medarbeider til en PEP.
4. Godkjente former for dokumentasjon av formuens opprinnelse
● Lønnsinntekt:
Obligatorisk
- Kontoutskrift som viser lønnsutbetalinger (minimum 3 måneder)
Tilleggsdokumentasjon ved behov:
- Original eller bekreftet kopi av lønnsslipp/bonusutbetaling
- Brev fra arbeidsgiver som bekrefter lønn på firmaets brevpapir
- Kopi av skattemelding/årsoppgave
● Selskapsoverskudd:
Obligatorisk
- Utbyttebekreftelse
- Firmaattest («Certificate of incumbency»)
Tilleggsdokumentasjon ved behov
- Reviderte regnskaper og selskapskontoutskrifter for siste 6 måneder
- Erklæring fra autorisert regnskapsfører som bekrefter selskapets økonomiske status, utbytte, aksjekapital og overskudd
- Firmaattest
- Fakturaer som dokumenterer handelsaktivitet
● Salg av aksjer eller investeringer
Obligatorisk
- Kontoutskrift (6 måneder) som tydelig viser mottak av midler og investeringsselskapets navn
Tilleggsdokumentasjon ved behov
- Bekreftede investerings-/sparebevis, kontraktsnotater eller utbetalingsbekreftelser
● Salg av eiendom
Obligatorisk
- Kopi av kjøpekontrakt
- Kontoutskrift som viser mottatte salgsinntekter
Tilleggsdokumentasjon ved behov
- Brev fra advokat eller autorisert regnskapsfører med eiendommens adresse, salgsdato, salgsbeløp og kjøpers navn
● Salg av selskap
Obligatorisk
- Brev signert av autorisert advokat eller regnskapsfører som beskriver salget
Tilleggsdokumentasjon ved behov
- Medieomtale som støttebevis
● Arv
Obligatorisk
- Kopi av testament
Tilleggsdokumentasjon ved behov
- Signert brev fra advokat eller bobestyrer
- Skifteattest med opplysninger om boets verdi
● Lån
Obligatorisk
- Kopi av låneavtale
Tilleggsdokumentasjon ved behov
- Kopi av identifikasjonsdokumenter til långiver(e)
● Gave (unntak: 2 obligatoriske dokumenter)
Obligatorisk
- Brev fra giver som forklarer årsaken til gaven og opprinnelsen til giverens formue;
- Bekreftede identifikasjonsdokumenter fra giveren;
Ytterligere dokumentasjon ved behov
- Giveren skal fremlegge identifikasjonsdokumenter fra følgende:
- Pass eller nasjonalt identitetsdokument;
- Kontoutskrift som tydelig viser opprinnelsen til gavebetalingen;
- Portrettfoto («selfie») av giveren som holder sitt identifikasjonsdokument;
● Fastrenteinnskudd – Sparing
Obligatorisk
- Sparekontooversikt;
Ytterligere dokumentasjon ved behov
- Bevis på oppstart av konto (brev fra kontotilbyder eller første kontoutskrift);
- Ytterligere dokumentasjon som viser opprinnelsen til sparepengene;
● Midler generert fra gambling-/spillgevinster (unntak: 2 dokumenter):
- Kvittering på gevinst;
- Dokumentasjon (f.eks. kontoutskrift) (6 måneder) som viser opprinnelsen til de opprinnelig innbetalte midlene;
● Pensjon:
Obligatorisk
- Kontoutskrift (6 måneder) som viser utbetaling av pensjon og navnet på pensjonsfondet som foretar betalingen;
Ytterligere dokumentasjon ved behov
- Utbetaling av pensjon – kopi av pensjonsoversikten;
● Mining:
Obligatorisk
- Oversikt over mengden kryptovaluta som er utvunnet; og
- Wallet-adresse og transaksjonshash hvor den utvunnede kryptovalutaen ble sendt;
VI) Håndtering av utbetalinger
Følgende kontroller skal utføres ved hver utbetaling:
● Kontokontroll
Innehaveren av selskapets konto må være den samme personen som innehaveren av bankkontoen eller kredittkortet.
All kontoinformasjon, som adresse, e-post, fødselsdato osv., må være fullstendig og autentisk.
Uttak vil bli sendt til samme kilde som midlene opprinnelig kom fra (der dette er mulig).
● Innsatskontroll
Ved hver utbetaling må det kontrolleres om innskuddene har blitt brukt til spillinnsatser. En utbetaling kan ikke behandles dersom det innbetalte beløpet ikke har blitt brukt til innsatser. Hvis det innbetalte beløpet ikke har blitt brukt, skal utbetalingen avvises.
● Aktivitetskontroll
Midler som er satt inn i spillkontoen kan kun brukes til spillaktivitet. Dersom selskapet oppdager hyppige endringer av bankkontoen som er knyttet til spillkontoen, vil kontoen bli midlertidig suspendert til spilleren har gitt nødvendige forklaringer på disse endringene.
● Kontroll av samarbeid/samspill («Collusion check»)
Selskapets ansatte overvåker nøye opprinnelsen til gevinster som kunden oppnår.
Dersom det finnes rimelig grunn til å mistenke at kunden forsøker å overføre midler fra én spillkonto til en annen gjennom spill som muliggjør P2P-overføringer via strategisk spill (f.eks. rulett, punto banco, craps osv.), skal ingen utbetalinger behandles før aktiviteten er gjennomgått av spillleverandøren og det er fastslått at det ikke foreligger samarbeid eller samspill.
VII) Politisk eksponerte personer (PEP-er) og sanksjonerte personer
En politisk eksponert person er en person som er betrodd en fremtredende offentlig funksjon, for eksempel en ledende politisk figur. Personer som er nært knyttet til denne personen, som nærmeste familiemedlemmer og nære samarbeidspartnere, regnes også som PEP-er.
PEP-er klassifiseres som en risiko for hvitvasking fordi de kan være eksponert for midler som stammer fra korrupsjon og bestikkelser på grunn av sin stilling.
Novatrix SRL gjennomfører manuell screening av kunder gjennom OSINT (open-source intelligence), og følgende lenker anses som et minimum for manuell screening:
Når det oppdages at kunden kan være en PEP, anvendes følgende tiltak:
- Kunden blir bedt om å fremlegge POI, POIA og en selfie (dersom dette ikke allerede er innhentet)
- Novatrix SRLs AML Compliance-enhet skal gjennomgå kontoen for å avgjøre om kunden faktisk er en PEP
- Dersom kunden fastslås å være en ekte PEP:
- EDD-tiltak anvendes
- Godkjenning for videreføring av kundeforholdet innhentes fra ledelsen
- Dersom det besluttes å fortsette forholdet, iverksettes overvåkningstiltak.
Nye kunder screenes for PEP-status innen 30 dager fra oppstart av CDD-prosedyren.
Sanksjonerte personer klassifiseres som en risiko for hvitvasking fordi de kan være eksponert for midler som stammer fra korrupsjon og bestikkelser på grunn av sin stilling.
Novatrix SRL gjennomfører manuell screening av kunder gjennom OSINT (open-source intelligence), og følgende viktige lenker anses som et minimum for manuell screening:
Konsolidert liste over EU-sanksjonerte personer, grupper og enheter:
FNs sikkerhetsråds konsoliderte liste:
OFACs sanksjonsliste:
sanctionssearch.ofac.treas.gov
Dersom en kunde blir flagget som en person som potensielt står oppført på en finansiell sanksjonsliste:
- Kunden skal umiddelbart fryses, og alle midler skal også fryses;
- Intern rapport skal umiddelbart sendes til MLRO;
Nye kunder screenes for sanksjonslistestatus innen 30 dager fra oppstart av CDD-prosedyren.
Aktive kunder gjennomgås månedlig.
Når passende undersøkelser er gjennomført og det bekreftes at kunden sannsynligvis er en person underlagt finansielle sanksjoner, skal MLRO sende en rapport til relevant myndighet om tiltakene som er iverksatt overfor kunden.
VIII) MLRO
MLRO er den første personen som skal varsles når det oppstår mistanke om hvitvaskingsaktiviteter.
MLRO utnevnes av ledelsen og er opplært i de hvitvaskingsrisikofaktorene selskapet står overfor. Når selskapet utnevner en MLRO, må kompetente myndigheter varsles. MLROs hovedoppgaver er:
a) Holde seg oppdatert på AML/CTF-lovgivning.
b) Sikre at implementeringen skjer i samsvar med interne prosedyrer.
c) Sørge for at ansatte regelmessig får opplæring i antihvitvasking.
d) Registrere og oppdatere risikovurderinger.
e) Motta og evaluere interne rapporter.
f) Gi råd, veiledning og bistand.
g) Opprettholde statistiske data.
h) Innsending av STR-er til Tobique Gaming Commission.
Alle hendelser som involverer en mistenkelig person eller transaksjon relatert til hvitvasking eller terrorfinansiering må rapporteres til Tobique Gaming Commission av MLRO innen 5 virkedager.
I rapporten om mistenkelige transaksjoner skal MLRO gi en tydelig og fullstendig forklaring på den mistenkelige atferden, inkludert kundens identifikasjon og transaksjonsopplysninger.
IX) Oppbevaring av dokumentasjon
Følgende opplysninger oppbevares:
● Identifikasjonsopplysninger:
● Kopi av ID-dokument;
● Kopi av bank-/kredittkortutskrift;
● Referanser.
Opplysninger om transaksjoner:
● Benyttet innskudds-/uttaksmetode;
● ID på personen som utførte transaksjonen;
● Destinasjon for midlene;
● Autorisasjon av kredittkortbetalinger utført av våre betalingsleverandører;
● Transaksjonsvolum.
Opplysningene oppbevares i 5 år etter avslutning av kundeforholdet i samsvar med direktivet.
X) Opplæring av ansatte
Regelmessig opplæring sikrer at ansatte er oppmerksomme på og overholder regulatoriske krav knyttet til antihvitvasking.
XI) Ansettelse av ansatte
For alle nye ansatte som ansettes av selskapet, vil selskapet gjennomføre en grundig bakgrunnssjekk, og ulike due diligence-dokumenter vil bli innhentet som referanse (fødselsattest, politiattest osv.).
Intervjuer gjennomføres og referanser kontrolleres når dette er tilgjengelig.
Det er selskapets policy at alle nye ansatte også får opplæring i antihvitvaskingspolicyen og de interne prosedyrene som brukes for å redusere denne risikoen.